實現(xiàn) SAP 歸檔自動化的步驟和方法

在本文中，我們將介紹如何在SAP系統(tǒng)中實現(xiàn)自動化歸檔。盡管歸檔通常被視為一項需要大量工作但優(yōu)先級較低的任務(wù)，但定期執(zhí)行是必要的，以確保系統(tǒng)保持最佳狀態(tài)。鑒于此，我們推出了SNP Outboard ERP Archiving軟件，旨在實現(xiàn)自動化歸檔。該軟件有助于識別和解決歸檔落后者，創(chuàng)建歸檔變體，并提供調(diào)度日歷。

在與客戶交流時，我們經(jīng)常聽到他們在創(chuàng)新與舊系統(tǒng)維護之間陷入困境。盡管新項目常常優(yōu)先考慮，數(shù)據(jù)歸檔等系統(tǒng)維護通常被視為次要任務(wù)。數(shù)據(jù)歸檔是一個復(fù)雜且資源密集的過程。如果忽視不顧，從長遠來看，它將對系統(tǒng)的性能和成本產(chǎn)生負面影響。數(shù)據(jù)歸檔就像清理倉庫一樣 — 這項任務(wù)往往被拖延，直到系統(tǒng)雜亂無章變得不堪重負。

如果告訴您，所有這些工作都可以自動化，將整個歸檔過程從繁瑣的問題轉(zhuǎn)變?yōu)閼?zhàn)略優(yōu)勢，會是怎樣一種情景呢？精簡、凈化的SAP系統(tǒng)可以節(jié)省HANA許可成本，減少維護費用，并創(chuàng)造一個更敏捷、更具競爭力的業(yè)務(wù)環(huán)境。在本文中，我們將深入探討為何一些歸檔任務(wù)被視為不受歡迎的工作。更重要的是，如何利用自動化來完成這些任務(wù)。

激發(fā)歸檔潛能—識別和消除滯后者

在SAP歸檔項目中，組織常常面臨一個普遍問題—歸檔滯后者的存在。設(shè)想這樣一種情景：您的SAP財務(wù)文檔保持開放狀態(tài)，拒絕進入歸檔狀態(tài)。大量這類文檔的積累會在歸檔過程中造成瓶頸，使您的組織無法充分利用歸檔潛力。

檔案滯后者的定義

隨著ERP系統(tǒng)的發(fā)展和數(shù)據(jù)量的增加，高效歸檔的需求變得比以往任何時候都更為重要。歸檔滯后者，就像客人逾期入住一樣，會擾亂歸檔流程的順利進行。這些滯后者通常以未解決的文檔、未結(jié)算的交易或未解決的記錄的形式出現(xiàn)，這些記錄違背了傳統(tǒng)的歸檔流程。對于單個歸檔對象（例如，用于SAP財務(wù)文檔的歸檔對象FI_DOCUMNT），可能會有30多個滯后者阻止歸檔。

通過應(yīng)用10個歸檔對象來顯著減少SAP占用空間，可以識別大約300個不同的滯后者，并進一步消除其中的許多滯后者。通過識別和消除這些滯后者，組織可以加速歸檔過程，降低維護成本，提高系統(tǒng)性能，從而釋放歸檔潛力，使其成為戰(zhàn)略優(yōu)勢。

滯后者分析：SNP Outboard ERP Archiving軟件的優(yōu)勢

通過復(fù)雜的算法和智能分析，該軟件不僅可以識別滯后者，還可以建議采取戰(zhàn)略行動來清理您的ERP系統(tǒng)。從建議關(guān)閉未結(jié)的財務(wù)文件到促進未完成交易的解決，SNP Outboard ERP Archiving確保不遺漏任何滯后者。

SNP Outboard ERP Archiving的離散分析實例

結(jié)果：提升歸檔潛力

隨著我們深入研究 SNP Outboard ERP Archiving的工作原理，我們將揭示識別和消除歸檔落后者如何會成為最大限度地發(fā)揮歸檔潛力的基石。通過消除歸檔過程中的障礙，企業(yè)可以獲得大量優(yōu)勢，包括增強系統(tǒng)性能、降低存儲成本和提高總體效率。

簡化歸檔過程—自動設(shè)置歸檔運行

SAP 歸檔從設(shè)置到執(zhí)行的整個過程可能是一項艱巨的任務(wù)，尤其是在面臨手動創(chuàng)建數(shù)千個歸檔變體的挑戰(zhàn)時。對合規(guī)保留管理的需求增加了另一層復(fù)雜性，需要創(chuàng)建經(jīng)過微調(diào)的歸檔變體，以確保在生命周期后精確銷毀數(shù)據(jù)。這是對效率的真正考驗，而傳統(tǒng)的手動方法往往達不到要求。

SAP歸檔從設(shè)置到執(zhí)行的整個過程可能是一項艱巨的任務(wù)，尤其是在面臨手動創(chuàng)建數(shù)千個歸檔變體的挑戰(zhàn)時。對合規(guī)保留管理的需求增加了另一層復(fù)雜性，需要創(chuàng)建經(jīng)過微調(diào)的歸檔變體，以確保在生命周期結(jié)束后精確銷毀數(shù)據(jù)。這是對效率的真正考驗，而傳統(tǒng)的手動方法往往難以滿足要求。為了簡化歸檔流程，可以考慮實現(xiàn)自動設(shè)置歸檔運行。通過自動化歸檔任務(wù)的創(chuàng)建和執(zhí)行，可以大大減少人工干預(yù)，提高操作效率。自動設(shè)置歸檔運行可以幫助企業(yè)更快速地部署歸檔策略，確保數(shù)據(jù)按照規(guī)定周期進行歸檔和銷毀，從而有效釋放歸檔潛力，提升整體業(yè)務(wù)效率。

手動創(chuàng)建變體與批量存檔

在設(shè)置歸檔時，SAP 顧問發(fā)現(xiàn)自己正在努力完成手動創(chuàng)建和管理大量歸檔變體的艱巨任務(wù)。這一過程的細致性因需要一致的保留管理而進一步復(fù)雜化，這涉及創(chuàng)建小型的、特定于目的的變體—每個財政年度和組織單位（例如公司代碼）一個。

海量歸檔：基于向?qū)У臍w檔設(shè)置和執(zhí)行自動化

在大規(guī)模歸檔功能中(這是SNP Outboard ERP歸檔軟件的一部分)，手動變體創(chuàng)建已成為過去的遺留。這個尖端的軟件徹底改變了歸檔過程。從確保一致的保留管理到消除人為錯誤的風險，該軟件減少了手工工作，使您能夠在處理其他事情的同時專注于創(chuàng)新。

超越最初的掃描

自動化執(zhí)行和監(jiān)控定期歸檔與SNP Outboard ERP Archiving

當組織運行SAP數(shù)據(jù)歸檔時，最初的清理可能感覺像是得到一個巨大的勝利，將系統(tǒng)從歷史數(shù)據(jù)的負擔中解放出來了。然而，真正的挑戰(zhàn)在于如何長時間保持狀態(tài)。盡管他們有最好的意圖，但是許多企業(yè)都在為執(zhí)行和監(jiān)視定期歸檔運行的資源密集型任務(wù)而掙扎，以維護始終如一的精益和高效的系統(tǒng)。

持續(xù)的斗爭：保持系統(tǒng)的干凈

在最初的歸檔成功之后，企業(yè)往往面臨資源有限的現(xiàn)實。執(zhí)行和監(jiān)視定期的歸檔運行以一致地修剪歷史數(shù)據(jù)成為另一個挑戰(zhàn)——這需要專用的資源和定期的調(diào)度。

日歷視圖：使定期存檔變得容易

這個創(chuàng)新的功能可以作為執(zhí)行和監(jiān)視常規(guī)存檔運行的中央指揮中心。日歷提供了即將到來的歸檔活動的清晰概述，允許企業(yè)從單一的集中式平臺對其復(fù)雜的SAP環(huán)境中的內(nèi)務(wù)管理和歸檔任務(wù)進行可視化、計劃和協(xié)調(diào)。

用于持續(xù)歸檔的日歷視圖示例: SNP Outboard ERP Archiving 日歷視圖是一種戰(zhàn)略工具，使企業(yè)能夠主動管理和維護系統(tǒng)環(huán)境，避免數(shù)據(jù)增長和性能問題。

總結(jié)

從管理歸檔滯后者到自動化歸檔運行的設(shè)置，以及無縫地執(zhí)行和監(jiān)視定期歸檔，這個創(chuàng)新的解決方案是效率和系統(tǒng)優(yōu)化的催化劑。SNP Outboard ERP Archiving 不僅消除了手工工作，還引入了日歷視圖等功能，作為戰(zhàn)略計劃和執(zhí)行的中心樞紐。其結(jié)果是一個精簡、干凈和流線化的SAP系統(tǒng)，將企業(yè)從資源限制中解放出來，并使他們能夠以前所未有的輕松和精確的方式處理歸檔的復(fù)雜性。

審核編輯 黃宇