RFID智能化檔案管理新模式

1.概述

隨著企事業(yè)單位的發(fā)展，各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質(zhì)信息存儲出現(xiàn)迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術(shù)手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經(jīng)不能滿足實際需要。

l?檔案手工管理，工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。

l?檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。

l?檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數(shù)量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

l?檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現(xiàn)檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統(tǒng)計。

l?檔案盤點效率低。由于檔案數(shù)量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現(xiàn)狀，利用新一代的信息技術(shù)，如何打造一個高效、智能化的RFID檔案管理，迫在眉睫。

2.技術(shù)應用

RFID是一種非接觸式自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。它具有遠距離、批量讀取、可識別靜止和運動狀態(tài)下的物品信息，同傳統(tǒng)的以條形碼為代表的自動識別技術(shù)相比，RFID在檔案管理中的應用解決方案具有非常明顯的優(yōu)勢：

l?快速掃描

RFID讀寫器可以同時辨識多個RFID電子標簽，這是RFID能夠提升管理效率的關(guān)鍵，多標簽的識別意味著可以以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息。

l?體積小型化、形狀多樣化

RFID不需要為讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質(zhì)，更適合往小型化與多樣形態(tài)發(fā)展，可以的方便嵌入或附著在檔案上，即不易被破壞，同時也更安全。

l?可重復使用

RFID電子標簽內(nèi)儲存的數(shù)據(jù)可以動態(tài)的更新，可回收并多次使用，在檔案管理項目中，一個電子標簽綁定一個檔案袋，在檔案的整個流轉(zhuǎn)過程中，即使檔案的業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，電子標簽也可以實時修改信息，以適應新的業(yè)務(wù)流程，反復使用，以更低的實施成本達到更高效的管理。

l?穿透性和無屏礙閱讀

RFID可以輕易的穿透紙張、木材和塑料等非金屬材質(zhì)，進行穿透性通信，這也為檔案的批量讀取創(chuàng)造了條件。

RFID還具有遠距離、唯一性的特性，這些特性應用在RFID檔案管理系統(tǒng)中，可以實現(xiàn)更精準的進、出、存控制，提高工作效率，減少管理成本和人為差錯，打造檔案管理的高效化和智能化。

3.系統(tǒng)方案

檔案管理的主要作業(yè)任務(wù)有：貼標、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個檔案箱安裝一個RFID電子標簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點，通過讀寫設(shè)備對電子標簽信息的采集，達到對檔案的識別，從而實現(xiàn)RFID智能化檔案管理解決方案。

3.1系統(tǒng)架構(gòu)

檔案管理系統(tǒng)設(shè)計采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過射頻識別設(shè)備以及其它自動識別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標簽和RFID讀寫器；第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過無線通信技術(shù)，把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；第三層是應用程序，對采集的數(shù)據(jù)進行管理，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

通過RFID打印機完成RFID電子標簽的初始化，電子標簽與檔案袋內(nèi)所有資料信息進行一一綁定，作為檔案的唯一標示，在進出檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫器，當檔案進出省檔案管理中心庫房時，讀寫器通過對電子標簽數(shù)據(jù)的讀取來實現(xiàn)對檔案信息的識別，完成出入庫數(shù)據(jù)的快速獲取。

在檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時，可通過配置的移動采集設(shè)備，對交接檔案信息進行準確的獲取并核對，可以快速準確的完成交接。同時，移動采集設(shè)備還可以作為日常盤庫、移庫作業(yè)使用。

智能檔案柜對一些貴重、保密資產(chǎn)實現(xiàn)授權(quán)取件以及實時盤存、遠程監(jiān)控的功能。

3.2流程設(shè)計

3.2.1標簽初始化

通過rfid打印機，按照省檔案館要求的數(shù)據(jù)編碼格式，將數(shù)據(jù)寫入到電子標簽中，同時，在后臺將這一標簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進行綁定后，打印出電子標簽，并粘貼到檔案袋上，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

3.2.2檔案中心

出入庫檔案通過通道式讀寫器時，讀寫器可以對檔案信息進行批量讀取，并將讀取到的信息上傳到后臺系統(tǒng)，系統(tǒng)對出入庫日志信息（庫管員、領(lǐng)取交接人、交接時間等）進行自動記錄，自動生成出入庫報表，并和原始任務(wù)明細表進行自動比對。對出入庫過程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫等，系統(tǒng)能自動預警并聯(lián)動監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)出報警信號。

3.2.3使用單位交接

檔案到各市、縣檔案中心后，檔案的數(shù)量不是特別大的情況下，可采用移動采集設(shè)備快速的讀取檔案信息，并通過無線網(wǎng)絡(luò)，將數(shù)據(jù)上傳到后臺系統(tǒng)進行核對確認，高效準確的完成檔案的交接。

3.2.4 RFID智能檔案柜

l?自動盤存管理

每個單元柜內(nèi)均部署有針對金屬柜電磁環(huán)境單獨設(shè)計的RFID天線。RFID天線可實現(xiàn)對柜內(nèi)涉密資產(chǎn)無盲區(qū)的讀取，自動盤存資產(chǎn)實時數(shù)據(jù)，動態(tài)監(jiān)控柜內(nèi)涉密資產(chǎn)的狀態(tài)，確保涉密資產(chǎn)的保全率的同時，大大提高資產(chǎn)的管理效率。

l?高性能、高實用性

智能柜選用國際領(lǐng)先水平的多路天線分支器，實現(xiàn)一路接入最多八路輸出的多天線分支方案，配合ThingMagic高性能RFID讀寫器，可實現(xiàn)單臺設(shè)備最多對32個單元柜的精確管理；同時，每路天線識別的切換時間＜100ms，每個單元柜支持＞100個標簽的批量讀取，高效、高性能、高實用性。

l?適用性強

智能柜采用全金屬結(jié)構(gòu)，每個單元格為單獨的存儲空間，每個單元格都具體高性能的讀出裝置，具備良好的涉密資產(chǎn)適用性，無論是檔案文件、移動硬盤還是U盤或者光碟，通過合理的標簽選型和正確的安裝，都可以使用本智能柜進行全方位的監(jiān)管。

l?多種保全措施

每個單元柜都有獨立的電子鎖控，非授權(quán)人員無法打開檔案柜；全柜配視頻監(jiān)控裝置，用戶可自行設(shè)計報警策略，并可聯(lián)動現(xiàn)場報警設(shè)備、手機報警、網(wǎng)絡(luò)報警等報警方式，全方位保障涉密資產(chǎn)的安全，提高資產(chǎn)保全率。

3.3系統(tǒng)價值

基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)：

ü?提高工作效率

出入庫所有檔案都可以批量出入庫，直接通過通道讀寫器進行讀取檔案信息統(tǒng)計檔案數(shù)量。在盤庫是直接通過移動采集設(shè)備掃描各檔案的RFID電子標簽，直接讀取需要清點的檔案信息和檔案數(shù)量。這些都改變了傳統(tǒng)依靠人工手段，對檔案信息進行逐個確認和統(tǒng)計，提升了工作效率。

ü?提高準確性，降低錯誤率

出入庫檔案、被清點檔案信息都改變了通過傳統(tǒng)人工手段進行清點、確認、登記的方式，直接通過掃描RFID電子標簽信息進行確認和統(tǒng)計，提到了準確性，避免了人為可能出現(xiàn)的錯誤。

ü?提高安全，降低風險

通過RFID技術(shù)的應用，檔案數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)信息更透明，更實時，由系統(tǒng)自身完成對檔案的數(shù)據(jù)信息進行監(jiān)控預警，安全性更高；同時，現(xiàn)在的管理手段，可以更簡單快速的完成庫存盤點，帳、面直接核對，有效降低風險。