RFID智能實時盤庫檔案管理系統(tǒng)方案

概述

隨著社會科學技術的不斷發(fā)展，國家機關單位的“間諜”事件時有發(fā)生，為了加強機要檔案的管理，防止機要檔案的泄密、維護國家信息的完整與安全。北京泰格瑞德科技有限公司研發(fā)了RFID涉密檔案定位監(jiān)控系統(tǒng)，該系統(tǒng)采用先進的RFID自動識別技術和計算機技術，將RFID電子標簽作為信息存儲媒介粘貼在檔案袋上，利用智能檔案柜、批量借還終端、移動式點典藏終端、全向防盜通道等設備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，實現(xiàn)對檔案的全過程跟蹤與管理。該系統(tǒng)對檔案的統(tǒng)一編碼、入館登記、借閱、歸還、查找、盤點、實時監(jiān)控等過程進行了嚴格的規(guī)范和要求，提高了檔案查閱、借出、歸還的速度，提升了歸架的準確性，增強了檔案管理工作的信息化管理水平。

檔案館管理

(一) 實體檔案的統(tǒng)計：?

通過RFID讀寫設備在標簽中錄入案卷所屬的全宗號、目錄號、案卷題名、該案卷中文件份數(shù)及存放地等信息。在檔案案卷中安裝標簽，同時，通過網(wǎng)絡把這些信息傳送到服務器上，由專門管理軟件進行處理后形成數(shù)據(jù)庫。這項工作完成后，工作人員在統(tǒng)計檔案館藏時可以使用智能檔案架自動館藏盤點系統(tǒng)，不再需要核對每一個案卷。

(二)、實體檔案的管理：?

通過在檔案庫房門口安裝智能安全檢測門，實時收集標簽信息，如果實體檔案未經(jīng)過授權出庫，系統(tǒng)就會馬上與保安系統(tǒng)連動報警，保證檔案的保管安全。如果是經(jīng)過授權的檔案出庫，那么軟件就會自動記錄出庫信息，并進行統(tǒng)計。

(三)、與數(shù)字檔案館項目的對應：

一方面，可以在標簽中寫入檔案的數(shù)字化信息，這樣在檔案數(shù)字化過程的調(diào)卷和還卷過程中只需要掃描標簽就可以做的不錯掃，不漏掃。另一方面，標簽信息可以和檔案管理軟件通過接口程序連接，在利用檔案時先通過檔案管理軟件檢索到需要調(diào)卷的檔案，系統(tǒng)就會直接把這些檔案的信息發(fā)送到終端上，庫房人員通過終端可以直接找到檔案庫房中的檔案，實現(xiàn)快捷，準確的調(diào)檔。如果配合智能檔案架，這些信息可以實現(xiàn)檔案架自動打開檔案所在架，調(diào)檔人員根據(jù)智能檔案架指示燈指示打開架內(nèi)找到需要檔案，整個過程10秒中即可完成。其次，檔案在借閱過程中可以通過讀取標簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會被帶出檔案借閱室，保證檔案利用安全。

系統(tǒng)特點

1、檔案盒、檔案袋均可管理

檔案盒、檔案袋兩種管理模式，計算每盒(袋)中的檔案數(shù)量，任何一份缺失均會在系統(tǒng)中顯示。

2、檔案柜授權開柜

檔案柜帶門禁控制器，可脫機判斷/聯(lián)機判斷權限，支持開門超時報警，異常開門報警，支持檔案柜開門視頻聯(lián)動。

3、檔案實時在架定位監(jiān)控

實現(xiàn)檔案盒級定位/監(jiān)控，精確對于每個檔案盒都有固定的層級及位置，任何一個檔案盒擺放錯誤均會進行提示。

4、檔案防盜

檔案袋的唯一身份標識，檔案管理各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)采集的載體，可以存儲檔案的基本信息和領用歸還狀態(tài)等，用于對檔案進出進行安全控制，達到防盜和監(jiān)控的目的。

5、檔案快速上架整理，快速查找

系統(tǒng)提供豐富的上架、盤點及查找功能，進一步節(jié)省整理檔案的時間和人力。

6、具有館員工作站，可實現(xiàn)自助借還

結合讀者和管理人員的借閱卡和工作卡，還可以實現(xiàn)檔案管理的各種操作，包括：信息錄入、批量借閱和歸還等。

7、智能實時盤庫檔案管理

RFID智能實時盤庫檔案管理系統(tǒng)是根據(jù)用戶需求，基于RFID(射頻)技術研制開發(fā)的最新產(chǎn)品，也是目前國內(nèi)最為先進的檔案管理系統(tǒng)，與條形碼盤庫型檔案管理系統(tǒng)相比，它具有庫存檔案管理規(guī)范、在柜狀態(tài)實時監(jiān)控、實時盤點的準確率高的優(yōu)點。其硬件系統(tǒng)基于高可靠PLC搭建而成，人機界面采用10.2彩色液晶顯示觸摸屏。并采用局域網(wǎng)進行全系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)。具有顯示內(nèi)容豐富，操作簡單的特點。盤點在柜檔案準確率達到100%?？稍谶\行環(huán)境下控制自動選層檔案柜。

RFID 智能實時盤庫檔案管理系統(tǒng)，其檔案柜體采用寶鋼生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)冷軋鋼板，經(jīng)數(shù)控鈑金加工設備精密制作而成，傳動機構的鏈條鏈輪選用國家名牌產(chǎn)品生產(chǎn)的優(yōu)質(zhì)鏈條鏈輪，具傳動噪音低、延伸率低的優(yōu)點;為了保證檔案盒在箱斗內(nèi)的位置狀態(tài)正確性，我們還設置了箱斗內(nèi)的防倒書立，并設置了自定義調(diào)節(jié)區(qū)域;為保證用戶在最短時間內(nèi)準確取到所需檔案，設置了激光指示識別裝置;該系統(tǒng)采用了光幕安全保護裝置，有效確保人身和設備的安全;并設有緊急制動按鈕能緊急制動設備。設備設置了兩種應急存取方案：系統(tǒng)故障情況下，采用應急手動按鈕完成檔案的存取;停電的情況下，切斷總電源后，應急手搖完成檔案的存取。

RFID智能實時盤庫檔案管理系統(tǒng)人機界面采用1彩色液晶觸摸顯示器，通過柜內(nèi)一組固定的高頻RFID讀寫器對檔案射頻標簽進行實時掃描來完成檔案的錄入、錄出及檔案盤點，數(shù)據(jù)更新僅需2-3秒。

實施流程

初始化：?

將粘貼好RFID電子標簽的檔案裝入檔案柜，每完成一層，該層檔案數(shù)據(jù)位置信息自動錄入數(shù)據(jù)庫，時間需要2-3秒，按照上述流程，完成該柜所有層的檔案裝入，該柜檔案數(shù)據(jù)位置信息即自動錄入數(shù)據(jù)庫，初始化完成。

借閱及歸還：?

上位機發(fā)出借閱或歸還指令，檔案柜運行至存取窗口，相應激光指示燈亮起，用戶取出或存放檔案，數(shù)據(jù)隨即更新。

在庫檔案門禁管理系統(tǒng)：未授權檔案出庫門報警，自動攝像數(shù)據(jù)采集。

可實現(xiàn)主要功能

1)、上位機實時自動盤點在柜檔案

2)、本地機實時自動盤點在柜檔案

3)、多臺上位機聯(lián)網(wǎng)管理檔案

4)、數(shù)據(jù)庫射頻標簽管理檔案

5)、檔案管理報表打印

6)、運行狀態(tài)顯示

7)、運行日志紀錄

8)、光幕安全保護

9)、手動/自動走層

10)、應急手搖功能

11)、緩停緩起功能

12)、自動門

13)、檔案定位到本

14)、在庫檔案門禁管理

系統(tǒng)結構

智能檔案管理系統(tǒng)采用先進的RFID自動識別技術和計算機軟件技術，以RFID電子標簽作為信息存儲媒介并粘貼在檔案袋上，在RFID芯片中存儲該檔案的基本信息和領用歸還記錄，利用非接觸式的智能館員工作站、智能書架等RFID讀寫設備，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)相配合，可以實現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查找、盤點工作過程的信息化管理。同時系統(tǒng)在檔案室出入口處安裝智能安全門，通過遠距離RFID認證，可以實現(xiàn)自動防盜與檔案出入庫確認功能。

RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)由中心數(shù)據(jù)庫和終端管理器組成，是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存取中心與信息輸入輸出終端。終端管理器包括集成RFID讀寫設備的館員工作站、智能檔案架、發(fā)卡器等設備，是中心數(shù)據(jù)庫獲取信息與輸出信息的重要端口。館員工作站的作用是負責將數(shù)據(jù)庫中的信息寫入標簽或是將標簽中的信息導入數(shù)據(jù)庫;智能檔案架是管理員進行現(xiàn)場信息采集與通訊的硬件，管理員將采集到的數(shù)據(jù)導入至中心數(shù)據(jù)庫，進而為檔案管理信息系統(tǒng)各功能的使用提供數(shù)據(jù)支持。發(fā)卡器作用是完成發(fā)放設置館員權限卡功能。

檔案管理信息系統(tǒng)

該系統(tǒng)由儲位管理子系統(tǒng)、查詢管理子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)和安全管理子系統(tǒng)構成。其中儲位管理子系統(tǒng)又由儲位自動識別模塊和檔案自動識別模塊組成，而安全管理子系統(tǒng)包括監(jiān)控模塊和警報模塊。系統(tǒng)具體功能如下：

(1)儲位管理子系統(tǒng)：

該子系統(tǒng)硬件主要由智能檔案密集架實現(xiàn)，該子系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案自動識別模塊所儲存的檔案袋編號和儲位自動識別模塊所儲存的儲位編號自動匹配，從而在進行檔案的出入庫時較好地實現(xiàn)檔案儲位的定位。此外，儲位自動識別模塊還具有儲位分配、儲位信息管理的功能，可實現(xiàn)檔案館儲位的可視化、動態(tài)化管理。

(2)查詢管理子系統(tǒng)：

在檔案需要被查閱時，由該子系統(tǒng)提供檔案編目查詢、密級查詢等，并發(fā)出出庫指令，指令通過計算機總線將查詢信號傳輸至檔案架，使得檔案架上的指示燈亮起，管理人員按指示燈指示做出庫作業(yè)。

(3)銷毀管理子系統(tǒng)：

檔案入庫前，在銷毀管理子系統(tǒng)中設定每份檔案的保管期限，當?shù)竭_保管期限時，銷毀管理子系統(tǒng)自動提醒管理人員失效檔案的相關信息，由管理人員作進一步處理。管理人員也可由該子系統(tǒng)查看將要到期或是已到期銷毀的檔案信息。

(4)安全管理子系統(tǒng)：

該子系統(tǒng)負責檔案防盜和現(xiàn)場監(jiān)管，實施檔案管理的安全機制。當檔案袋在非正常情況下離開儲位(指不經(jīng)查詢子系統(tǒng)發(fā)出出庫指令情況下)，安裝于檔案密集架上的讀寫器器將捕捉到這一信息，將檔案信息無線傳回管理系統(tǒng)，監(jiān)控模塊將會把這一異常信息立即發(fā)送給警報模塊，警報模塊接受到信息后向計算機控制中心發(fā)出警報。另外，當存在非法帶離檔案室的檔案也可通過智能安全檢測門提示報警信息。

綜上所述，RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)與檔案管理信息系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口實現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，由RFID數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的收集、儲存、讀寫電子標簽;檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)對檔案信息的應用與管理。同時，可對系統(tǒng)用戶設置不同權限，以實現(xiàn)對用戶的安全性管理。

實施效益

● 檔案智能化管理，避免了手動操作失誤;

● 詳細的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，使檔案查找輕松便捷;

● 檔案定位管理，有效避免了檔案遺失，減少損失;

● 事實在位管理，有效避免了檔案錯位;

● 操作簡單，管理科學，有效提高了管理效率。

審核編輯：黃飛