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對于職場人來說,相信團(tuán)隊(duì)協(xié)作是被強(qiáng)調(diào)和出現(xiàn)頻率最高的詞匯之一。事實(shí)亦是如此,在日常工作中,職場人常常需要面臨“團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)”。比如為了完成一個項(xiàng)目,要集合多人的力量,使整個團(tuán)隊(duì)完成超越當(dāng)前或以前所完成的工作。而在集體推進(jìn)工作中,大家的共同主題進(jìn)程便是:一起工作→每個人承擔(dān)各自工作→取得共同結(jié)果。
顯然,在整個進(jìn)程中,盡管每個人都有不同工作,但要保證項(xiàng)目完成,取得結(jié)果,是離不開團(tuán)隊(duì)協(xié)作的,且團(tuán)隊(duì)協(xié)作是取得結(jié)果的最高效方法。雖然邏輯上是如此,但要實(shí)現(xiàn)起來,卻仍要面對多種挑戰(zhàn)。接下來,我將會通過飛項(xiàng)這款團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件,來具體分析問題及提供解決方法。
第一種:團(tuán)隊(duì)信息不對稱
在多數(shù)的團(tuán)隊(duì)協(xié)作中,信息觸達(dá)出現(xiàn)延時或者不統(tǒng)一往往會引發(fā)事故,這是因?yàn)橐粋€大型項(xiàng)目的前置信息是比較巨量的,如果信息的觸達(dá)出現(xiàn)了分層,即所有人得到信息的時間點(diǎn)、信息含量等不同時,項(xiàng)目在啟動階段便將遇到阻力。那么,在飛項(xiàng)這款團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件中,它是怎么解決的?
在飛項(xiàng)中,其實(shí)在用戶創(chuàng)建事項(xiàng)成功的那一刻,項(xiàng)目的工作劃分及信息便已同步給所有協(xié)作人員,在創(chuàng)建項(xiàng)目時,用戶可以對項(xiàng)目的命名、背景及目的等進(jìn)行填寫及描述,這一點(diǎn)可以讓所有成員清晰明白“我們要完成什么”。
而在事項(xiàng)創(chuàng)建界面中,飛項(xiàng)還貼心地增加了子事項(xiàng)添加功能,眾所周知,所有的大項(xiàng)目工作都是非常繁雜的,中間交織著眾多崗位所需負(fù)責(zé)的不同工作,子事項(xiàng)的加入,則可將整個項(xiàng)目根據(jù)工作性質(zhì)進(jìn)行細(xì)致拆分。
同時,為了加強(qiáng)觸達(dá),在項(xiàng)目創(chuàng)建成功后,所有受邀參加項(xiàng)目的人員將同時在自己的飛項(xiàng)事項(xiàng)列表中看到項(xiàng)目,這是其一,其二,為了加強(qiáng)觸達(dá),飛項(xiàng)還支持用戶在拆分的子事項(xiàng)工作中,進(jìn)行相應(yīng)崗位人員的調(diào)配,比如在下圖展示的項(xiàng)目中,活動方案的撰寫工作勢必需要活動策劃這一崗位人員來完成,那么,發(fā)起者便可在子事項(xiàng)中通過點(diǎn)擊“邀請協(xié)作人”來進(jìn)行工作分配信息的觸達(dá)。
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值得一提的是,為了再次加強(qiáng)觸達(dá)效果,在完成整個項(xiàng)目的基本背景、主題等信息傳達(dá),以及分工信息傳達(dá)后,飛項(xiàng)還建立了一個有效的溝通機(jī)制,即在項(xiàng)目創(chuàng)建成功后,所有參與者將同時進(jìn)入一個溝通群聊中,在這里,所有的臨時決定、信息通知、信息分享及工作交接等,均可在此進(jìn)行展示及互通有無。
也就是說,所有成員均可處在一個公開透明的環(huán)境下,收取跟項(xiàng)目所有的相關(guān)信息,這將使得團(tuán)隊(duì)協(xié)作的信息觸達(dá)得到增強(qiáng),團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率及準(zhǔn)確性得到提升。值得注意的是,除了整個項(xiàng)目會成立群聊,子事項(xiàng)亦會成立相對應(yīng)的群聊。
第二種:溝通無重點(diǎn)
高效及有效溝通相信也是大多數(shù)職場人聽到“耳朵生繭”的兩個詞匯,但說歸說,在溝通中吃過虧的職場人還是占大多數(shù),溝通所面臨的難題就是,傳達(dá)不精準(zhǔn),信息經(jīng)過層層傳達(dá)后,到了執(zhí)行層耳朵里的時候,往往已經(jīng)偏離初始需求。
針對這個問題,飛項(xiàng)的做法很簡單,一是通過上文提到的子事項(xiàng)創(chuàng)建及工作分配來確定需求,二則是通過群聊具備的諸多功能,來進(jìn)行需求的一級傳達(dá)。一級傳達(dá)具體指的是需求從發(fā)起方直接傳達(dá)至執(zhí)行層,而非通過層層傳達(dá),這一點(diǎn)群聊已滿足初始需求,而群聊中所具備的@相關(guān)人、引用事項(xiàng)及重點(diǎn)標(biāo)識等功能,則可使項(xiàng)目發(fā)起者有針對性地傳達(dá)需求,此外,發(fā)布公告則可將團(tuán)隊(duì)需求在同時間內(nèi)一級傳達(dá)給所有人,使協(xié)作成員能夠在第一時間獲取需求。
而重點(diǎn)標(biāo)識則可以實(shí)現(xiàn)對溝通過程中需要協(xié)作人留意的信息,進(jìn)行劃重點(diǎn)處理,這樣當(dāng)協(xié)作人沒有及時留意群里信息的時候,也無需再去爬樓翻找重點(diǎn),直接點(diǎn)擊【重點(diǎn)】,就可以秒get掌握所有重要信息。
簡而言之,借助這些小功能,發(fā)起者和所有成員間將消除多級傳達(dá)帶來的無效溝通,且還能進(jìn)行針對性溝通及群體性溝通,使需求傳達(dá)變得直接且精準(zhǔn),而成員在這種環(huán)境下收取到需求時,無疑能迅速響應(yīng),確保工作在正確的軌道上推進(jìn),從而使整個項(xiàng)目結(jié)果的呈現(xiàn)變得精準(zhǔn)且正向。
第三種:進(jìn)展不清晰
進(jìn)展不清晰源于對工作掌控較弱,盡管工作到位,但卻無法通過整合來把控全局,導(dǎo)致工作是做了,但卻搞不清楚工作做到什么層面、哪個步驟、還剩多少等。為此,飛項(xiàng)貼心地推出脈絡(luò)圖功能,用戶僅需在事項(xiàng)詳情內(nèi)點(diǎn)擊“脈絡(luò)圖”便可進(jìn)入顯示界面,查看整個事項(xiàng)的所有子元素及承接人等。且脈絡(luò)圖中會顯示完成進(jìn)度,比如幾人接受、幾人完成等。如此一來,整個工作的進(jìn)展將清晰且完整地掌控在用戶手中,從而避免工作進(jìn)展不清晰的問題出現(xiàn)。
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總結(jié)
其實(shí)面臨團(tuán)隊(duì)挑戰(zhàn)時,所需具備的因素條件有很多,而上述中的溝通及觸達(dá),是其中最為重要的兩個因素。此外,更多提升團(tuán)隊(duì)協(xié)作效率所具備的因素,在飛項(xiàng)中亦有所體現(xiàn),而要將其全部挖掘,就要通過使用飛項(xiàng)這款團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件來慢慢發(fā)掘了。
審核編輯：符乾江
工商網(wǎng)監(jiān)
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