提升工作效率“六步走”——當(dāng)代打工人的“降暑神器”

一段時(shí)間以前，我的體能教練讓我訓(xùn)練跳躍。跳上箱子，然后跳下箱子，單腳跳上，然后換腳，然后雙腳。我很是困惑。我訓(xùn)練是為了跑超級(jí)馬拉松——那可是長達(dá)42公里的徑賽——為什么反倒要來練習(xí)跳躍呢?

我就跟教練說我不明白這是為什么，而且說的時(shí)候盡量不表露出我的沮喪?；貞?yīng)就是，他給了我一些提升運(yùn)動(dòng)效率的重要法則。因?yàn)槲易约阂彩且粋€(gè)研究人員——在Microsoft研究未來的工作——我就去溯源。

在出版于《當(dāng)代運(yùn)動(dòng)醫(yī)療報(bào)告》中的《運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練法則》一文，Korey Kasper博士制定了提升效率和健康的六大重要法則，包括“具體化”，也稱根據(jù)你運(yùn)動(dòng)的具體動(dòng)作和強(qiáng)度設(shè)計(jì)訓(xùn)練。這就能夠解釋為什么教練要我練跳躍：長跑運(yùn)動(dòng)員必須訓(xùn)練好自己的雙腿來緩沖反復(fù)的沖擊，這就和一個(gè)N小時(shí)長跑中遇到的實(shí)況一樣。

我突然明白了教練的建議。這也啟發(fā)我思考：這六個(gè)運(yùn)動(dòng)領(lǐng)域的法則是否能運(yùn)用到工作場合？（文章的作者Kasper博士告訴我們，他覺得這些運(yùn)動(dòng)訓(xùn)練法則“適用于個(gè)人成長的諸多努力嘗試”）

為了更深入挖掘工作與效能這一主題，我利用了Microsoft年度工作趨勢指數(shù)，這份調(diào)查涉及31個(gè)國家31000人，詢問了從能力培養(yǎng)到目標(biāo)設(shè)定到訓(xùn)練到力竭等諸多內(nèi)容。下列六大效能法則就是你在工作指南中值得考慮的東西。

過載：恰到好處而非過頭

運(yùn)動(dòng)中：運(yùn)動(dòng)員要變得更加強(qiáng)壯，就必須把自身的組織暴露在比平常更大的壓力之下——可以想象為教練給訓(xùn)練者的杠鈴加一點(diǎn)點(diǎn)重量。但是磅數(shù)太多的話，運(yùn)動(dòng)員就可能會(huì)受傷。

工作中：跟運(yùn)動(dòng)教練類似，管理人員要給員工提供合適程度的挑戰(zhàn)，以幫助他們在不會(huì)負(fù)荷過大的情況下成長。要牢記，近些年來，很多人都被工作弄得很崩潰：Microsoft在世界范圍的一份調(diào)查顯示，三分之二（67%）的受訪者表示過大的工作強(qiáng)度會(huì)妨礙高效率的實(shí)現(xiàn)。

要點(diǎn)：

管理人員要和員工進(jìn)行定期的一對一核查，部分原因就是確認(rèn)哪個(gè)任務(wù)是會(huì)讓員工感到壓力山大，員工何時(shí)需要幫助。建議：如果管理者能夠扮演積極角色，員工更可能覺得他們在為團(tuán)隊(duì)的成功做出貢獻(xiàn)。

進(jìn)步：追尋循序漸進(jìn)

運(yùn)動(dòng)中：運(yùn)動(dòng)員要想獲得提升，就需要通過增加重量、圈數(shù)和組數(shù)提高訓(xùn)練強(qiáng)度（參見上圖）。但進(jìn)步的節(jié)奏也至關(guān)重要：如果你身體不好還想著幾周就為馬拉松做足訓(xùn)練，你可能會(huì)讓自己受傷。所以關(guān)鍵就是找到循序漸進(jìn)的合理強(qiáng)度。

工作中：工作趨勢指數(shù)發(fā)現(xiàn)，員工面對的最大挑戰(zhàn)就是沒有足夠的時(shí)間精力來做好工作。比如進(jìn)行一個(gè)重大演講——這個(gè)工作量幾乎等同于一天跑步的強(qiáng)度。所以你就得有足夠的時(shí)間來準(zhǔn)備。

要點(diǎn)：

關(guān)注員工體驗(yàn)，以更好理解人們怎么做好工作，必要時(shí)做好工作量和職責(zé)的再平衡。操作方法之一就是用“反饋飛輪”，可以借助這個(gè)持續(xù)變化的循環(huán)，因?yàn)閱T工的情緒在此積聚、分析并轉(zhuǎn)化成能在整個(gè)組織內(nèi)交流執(zhí)行下去的行動(dòng)。

個(gè)性化：忘了所謂的“一刀切”

運(yùn)動(dòng)中：每個(gè)運(yùn)動(dòng)員都是有差異的。他們有不同的體型、塊頭、運(yùn)動(dòng)歷史、精神障礙、生活境遇等等。因此，一個(gè)獨(dú)立的運(yùn)動(dòng)員需要去適應(yīng)某一種訓(xùn)練模式，反之亦然。

工作中：我們現(xiàn)在比歷史上任何一個(gè)時(shí)期都有更多的工具實(shí)現(xiàn)工作個(gè)性化，來精準(zhǔn)適應(yīng)每個(gè)員工?；旌限k公將更多的靈活工作安排變成常態(tài)，給予人們外出鍛煉和帶家人看醫(yī)生的一些自由。（如果領(lǐng)導(dǎo)者要鼓勵(lì)員工多些聚集，這點(diǎn)要牢記：人際關(guān)系對人們來說是很有意義的，并且，如果能和同事互動(dòng)交流，84%的員工都更愿意來上班，如果方式是團(tuán)建的話，這一數(shù)值將為85%。）

要點(diǎn)：

要激發(fā)高效率，就要認(rèn)識(shí)到，每個(gè)個(gè)體都是不同的。要學(xué)習(xí)靈活應(yīng)對的行為，比如共同商議團(tuán)隊(duì)規(guī)則，讓人們知道他們不需要回應(yīng)非傳統(tǒng)工作時(shí)間內(nèi)收到的郵件。

可逆性：要么用，要么棄

運(yùn)動(dòng)中：“可逆性”是一個(gè)運(yùn)動(dòng)術(shù)語，指的是一個(gè)人們熟知的法則：如果你不堅(jiān)持訓(xùn)練，你的機(jī)能和健康就會(huì)下滑。所以，即便在休賽期，教練也要鼓勵(lì)運(yùn)動(dòng)員們繼續(xù)保持健碩的狀態(tài)。

工作中：對商業(yè)領(lǐng)袖而言，當(dāng)涉及幫助團(tuán)隊(duì)在工作層面學(xué)習(xí)和成長時(shí)，這一法則最為明顯。每年各種組織都要投入成百上千萬資金進(jìn)行員工技能提升和技能重塑，但如果員工們不學(xué)以致用，他們是記不住這些技能的。這就是研究者所稱“遺忘曲線”。當(dāng)AI重塑我們的工作模式，對學(xué)習(xí)的投資變得最為重要。85%的員工都提到，有充足的機(jī)會(huì)來訓(xùn)練新技能可以提升他們的效能。

要點(diǎn)：

技能培養(yǎng)不在培訓(xùn)結(jié)束時(shí)結(jié)束。要和員工做好后續(xù)銜接，創(chuàng)設(shè)機(jī)會(huì)讓他們能夠把技能用于實(shí)踐。

周期化：訓(xùn)練，休息，重復(fù)

運(yùn)動(dòng)中：很多人都覺得效率是隨著時(shí)間推移上升的一條直線。實(shí)際情況卻是，訓(xùn)練必須設(shè)計(jì)成一系列的循環(huán)，包括休息和恢復(fù)。一個(gè)運(yùn)動(dòng)員不可能永遠(yuǎn)精力旺盛。

工作中：精疲力竭的風(fēng)險(xiǎn)——以及其給組織帶來的成本——依舊高昂。在這份《工作趨勢指數(shù)報(bào)告》中，近半數(shù)（49%）的受訪者提到他們是精疲力竭的。在企業(yè)決策者中，這個(gè)數(shù)據(jù)增加到了54%。只有員工休息得好，才能長期維持優(yōu)秀的效能。

要點(diǎn)：

雖然確保自己獲得足夠的恢復(fù)時(shí)間通常是員工的職責(zé)，但雇主也可以做些結(jié)構(gòu)性變化，比如安排無會(huì)議日，或是在一個(gè)大項(xiàng)目后設(shè)定相對輕閑點(diǎn)的檔期。并且要讓管理人員去效仿這一行為，打造一種適當(dāng)消磨時(shí)間乃是常態(tài)的文化。

具體化：追尋終極目標(biāo)

運(yùn)動(dòng)中：教練們總是清楚知道一個(gè)運(yùn)動(dòng)員具體的一項(xiàng)運(yùn)動(dòng)和目標(biāo)，而訓(xùn)練就必須據(jù)此針對性設(shè)計(jì)匹配。所以，如果你是一個(gè)長跑運(yùn)動(dòng)員，你就得訓(xùn)練你的雙腿能吸收這項(xiàng)運(yùn)動(dòng)中微小但持續(xù)的沖擊。所以我才要做那些跳躍訓(xùn)練。

工作：你員工的日常工作是否能夠促成你希望他們實(shí)現(xiàn)的更大目標(biāo)？換言之，他們每天訓(xùn)練的，是達(dá)成目標(biāo)并增強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的那些正確的肌肉嗎？參照下這個(gè)數(shù)據(jù)，65%的員工提到他們工作時(shí)沒有清晰的首要事情和目標(biāo)，且有66%的員工說他們沒有足夠的動(dòng)力。員工們?nèi)羰遣磺宄盀槭裁醋觥?，他們就?huì)十分掙扎，因此理解他們的日常任務(wù)和更大目標(biāo)之間的關(guān)系，對他們提升能力相當(dāng)關(guān)鍵。

要點(diǎn)：

OKRs，也叫目標(biāo)與重要結(jié)果，可以成為配置具體目標(biāo)的有益工具：只要大的目標(biāo)能夠成為首要和中心，員工就可以站在他們的角度來思考實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的小舉措。

這些法則在我處理新的個(gè)人記錄時(shí)一直陪伴著我，也在我思考工作之時(shí)給我良多助益。比如，在一天之中短暫小憩時(shí)，我不把這當(dāng)成是工作時(shí)間的減少，我將其當(dāng)作周期化，我專業(yè)效率的一個(gè)重要循環(huán)。

從管理層面來看，這些法則會(huì)更為有力。某位員工是否一次上班上的太猛了？他們是否獲得了需要適應(yīng)諸如AI這樣新技術(shù)的培訓(xùn)，或者他們是否在日常工作中使用那些新技能？

管理人員應(yīng)該賦能員工，讓他們充分釋放潛力，并持續(xù)如此，在職業(yè)生涯的超級(jí)馬拉松賽場上也是如此。

*本文插圖作者：Dan Page

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